10 COSAS QUE LOS EDITORES DE VIDEO DEBERÍAN SABER ANTES DE COMENZAR A TRABAJAR REMOTAMENTE

Durante muchos años he trabajado desde casa editando videos y haciendo animaciones. Esto me ha ayudado a mejorar la manera de comunicarme con mis clientes, compañeros de trabajo y jefes. También me ha ayudado a ser mas organizado y productivo. Voy a compartir contigo algunos tips que me han servido para mantenerme creativo, eficiente y especialmente cuerdo en estos tiempos difíciles. Espero que esto te dé algunas ideas para mejorar tus procesos como editor de video, post productor o animador remoto.

Casa vs Oficina

Vale la pena asumir inicialmente que todos tenemos diferentes experiencias en nuestra vida laboral, y en estos momentos, muchos de nosotros todavía nos estamos acostumbrando a la idea del trabajo remoto. Esto está afectando especialmente a los editores de video, que de un momento a otro se han visto envueltos a un flujo de trabajo desde el hogar.

Entonces, si recientemente has tenido que comenzar a trabajar desde casa, haré comparaciones directas con la forma “normal” de hacer las cosas para ayudarte a hacer la transición más fácilmente.

Pero primero veamos las diferencias obvias entre los flujos de trabajo de edición en el hogar y en tu oficina:

 

1. Cuando estas en tu oficina, se puede acceder a todos los archivos a través de un servidor central o la infraestructura de red.

 

2. La edición local permite que la mayoría de las discusiones creativas y comentarios sean en persona y delante de la edición. Eso hace que los matices, el tono y los gestos físicos sean más fáciles de entender.

 

3. Todo se queda dónde debe estar al final de un proyecto local: el archivado final y las copias de seguridad se realizan in situ.

 

4. Trabajar físicamente en tu oficina significa que siempre estás “bajo supervisión”, por lo que la responsabilidad profesional es más simple. Además, también estás integrado en una comunidad orgánica, que desarrolla la creatividad.

Como empezar a trabajar desde casa

Consideremos algunas preguntas clave que debes hacerte si quieres que la transición de trabajar desde tu oficina a tu casa no se haga complicada y también que tu trabajo desde casa sea un suceso.

1. ¿Cómo me comunicaré efectivamente?

Por lo general, es ideal conocer al cliente, productor o creativo responsable en persona antes de comenzar un proyecto (suponiendo que aun no tengas una relación de laboral). Esto contribuye en gran medida a construir una base profesional y personal para la relación, que es fundamental cuando el trabajo se convierte en un desafío o en un enfoque de plazos. Incluso solo saber cómo se ven ambos y tener una idea del temperamento y la personalidad del otro es una gran parte de una colaboración exitosa. Ahora que estamos en cuarentena este punto será un poco más difícil de lograr pero tenemos alternativas de comunicación en línea como Skype, Zoom, Google Hangouts, etc.

Pero como estamos aprendiendo, las reuniones en persona no siempre son posibles, por lo que una llamada telefónica o una video llamada también es una buena manera de reunirse y discutir el resumen del proyecto. Puedes sentirte tentado a omitir este paso si tú y el cliente viven en zonas horarias diferentes, pero vale la pena hacer el esfuerzo. La comunicación humana es aproximadamente 7% verbal (las palabras que usa), 38% tonal (el tono de voz que usa) y 55% lenguaje corporal cuando se habla de sentimientos o actitudes (Albert Mehrabian – Psicólogo).

Este dato es realmente útil para tener en cuenta al comunicarte con un nuevo cliente, productor o creativo. La información adicional que obtienes al escuchar su voz y ver sus expresiones faciales y gestos pagará sus dividendos en el futuro.

Independientemente de cuán minucioso sea el proceso de información, asegúrate dentro de lo posible de seguir cada llamada con un resumen escrito o si puedes grabarla mejor aún. Incluye tu comprensión del resumen del proyecto, una lista de los entregables requeridos, los plazos, estatus de progreso y cualquier otra información pertinente.

También puede ayudar pedir referencias visuales específicas para cualquier cosa que te hayan mencionado (es decir, el clásico “queremos que se vea realmente cool”) y pedir aclaraciones sobre cualquier cosa de la que no estés seguro. Es mejor ser un poco insistente ahora, que tratar de dar la vuelta a un cliente confundido y que te diga algo como “¡Eso no es lo que quise decir en absoluto!”.

Por último, una nota final sobre toda la comunicación escrita; siempre escribe de una manera positiva, respetuosa y agradecida, porque de lo contrario puedes correr el riesgo que algo se lea más plano o agresivo, contrariamente a lo que pretendes decir, inclusive puedes recurrir a recursos como los emoticones si es que la confianza con la persona te lo permite.

 

2. ¿Cómo me llegarán los archivos y documentos?

Dependiendo del tipo de proyecto en el que estés trabajando y la cantidad de tiempo que demande, deberás adaptar esta parte del flujo de trabajo a cada escenario.

Debes considerar seriamente los requisitos de tu flujo de trabajo y la capacidad técnica antes de comprometerte con un método u otro.

Por ejemplo, he trabajado en comerciales de televisión donde pude descargar todo el material en poco tiempo. Pero también he trabajado en proyectos documentales en los que todos los activos se distribuyeron en múltiples tipos de almacenamiento.

En muchos casos te será posible transferir los archivos online, que sería el método ideal, pero para otros proyectos, donde el tiempo es escaso y el volumen de archivos enorme, hacer que el cliente envíe unidades de almacenamiento con todo el material por correo tradicional o por algún servicio de mensajería tipo courrier, sería una mejor opción.

No importa qué método elijas para tu proyecto, siempre debes intentar seguir estas reglas:

Regla 1: garantizar la redundancia

Asegúrate de que siempre haya varias copias de los archivos, de preferencia tanto tú como el cliente. Si te envían un disco por correo, siempre pídeles que te envíen una copia del material en un disco de repuesto, nunca en el disco original. Si el material no se almacena correctamente de forma redundante, te estás arriesgando a perder todo el trabajo. Ojo que el RAID en tu escritorio no cuenta como una copia redundante.

Regla 2: Verificar la integridad

Antes de que tu cliente transfiera o envíe el material, asegúrate de tener todo de una sola vez. Esto te permitirá comenzar tu trabajo de inmediato y perder menos tiempo esperando que lleguen más archivos. Asegúrate que tengas alguna manera de rastrear los envíos de material, tanto al recibirlo como al devolverlo.

Regla 3: Transferencia segura

Si el cliente te envía una unidad de almacenamiento, es probable que sea un modelo barato y lento de confiabilidad cuestionable. Dependiendo del contenido que estés editando, esto podría funcionar bien, pero casi siempre vale la pena duplicar el material en tu propia unidad de disco local, preferentemente RAID o Thunderbolt para un mejor rendimiento. Solo asegúrate de usar algún software que te permita realizar copias de seguridad de una manera en la que los archivos se verifiquen completamente. Programas como Hedge, Shotput Pro, Silverstack o Rsync te permiten hacerlo. Estos programas te aseguran que todo se reflejó con precisión, compara los tamaños de carpeta y la cantidad de archivos para garantizar que todo coincida y se copió correctamente sin errores. Mantén el disco a mano para enviarle al cliente todos los archivos finales y entregables al final del proyecto.

 

3. ¿Cómo voy a compartir mis archivos para revisión?

Puede que al principio no parezca un gran problema, pero el proceso que utilizas para la revisión tiene un gran efecto en la percepción del trabajo por parte del cliente y en la experiencia del equipo creativo.

Por ejemplo, si envías un archivo para descargarlo a través de un servicio de transferencia como WeTransfer o DropBox, podría tener problemas con los firewalls corporativos que bloquean el acceso o los clientes no pueden descargar el enlace antes de que caduque. Eso lleva a la frustración, que puede desangrarse en el proceso de revisión.

Además, si no se solicita, es probable que los clientes te envíen una lista de cambios a través del medio con el que estén más familiarizados, lo que puede no ser la mejor opción para comentarios creativos. Además de eso, sus notas probablemente no tendrán referencias codificadas por tiempo, y no tendrán visibilidad de los comentarios existentes de otras personas.

No debería tener que decirte que es una pérdida de tiempo considerable el tener que alternar entre tu aplicación de comunicación, comentarios (como el correo electrónico) y tu proyecto. Entonces, ¿por qué hacerlo?

Una de las alternativas es usar las extensiones Frame.io para Adobe Premiere Pro, After Effects, Avid Media Composer, Final Cut Pro X y DaVinci Resolve, que traen el proceso esencial de revisión y aprobación directamente a su sistema de edición.

Puedes cargar ediciones rápidamente, mantener control de versiones, descargar comentarios del cliente en tiempo real y completar tareas dentro de tu proyecto. Las funciones de gestión de tareas, anotaciones y etiquetado hacen que toda la experiencia sea aún mejor.

Pero si estás trabajando con un cliente que se niega a interactuar con plataformas modernas y solo quiere dar notas “en papel”, te sugiero el visor de PDF de Primal Cuts para Premiere Pro. Esta herramienta te permite mantener abierto un PDF de notas del cliente dentro de tu programa de edición, lo que al menos evita que tengas que cambiar entre aplicaciones constantemente. No es la mejor opción, pero es una pequeña mejora que puede marcar una gran diferencia si no tienes otra opción.

4. ¿Cómo gestionaré los comentarios y las conversaciones creativas? 

El éxito de un proyecto y, a su vez, la prosperidad de una relación con tu cliente a menudo depende de cómo manejas las conversaciones creativas y las sesiones de comentarios.

Las ideas, las sugerencias creativas y la toma de decisiones subjetivas vienen con cierta cantidad de ego. Espero que hayas invertido creativamente en el proyecto y que te preocupes lo suficiente por el resultado artístico del producto final. Pero, en última instancia, los editores sirven a la visión y el propósito creativo del cliente.

Te sugiero que propongas ligeras sugerencias creativas. En algunos casos pueden diferir de la visión del cliente, pero ofrecen una buena dosis de “oposición leal” a cualquier idea menos que perfecta que pueda afectar el resultado final del proyecto.

Si algo no está muy claro en los comentarios o crees que una llamada telefónica rápida mejorará drásticamente la claridad de la situación, levanta el teléfono y llámalo en lugar de enviar 20 mensajes de texto o correos electrónicos de un lado a otro.

Una sugerencia final es tratar de agregar a todos los interesados ​​en el ciclo de retroalimentación en rondas específicas. Esto no solo les ahorra tiempo y dinero al evitar un continuo goteo de comentarios, sino que a menudo ayuda a mitigar situaciones incómodas, como cuando el productor está contento y el cliente está contento, pero el jefe del cliente no está contento después de realizar múltiples versiones y decir que odia todo.

 

5. ¿Cómo trabajaré con otros colaboradores?

En estas situaciones, es importante recordar que todas las habilidades de comunicación clave que hemos discutido hasta ahora se aplican a otros colaboradores creativos. Tienen tanta sensibilidad a la crítica como cualquier otra persona (y a veces más).

Imagina que estás trabajando con un compositor en un proyecto, pero ya has incluido la música temporal en la edición. Lo más artísticamente liberador que podrías decirle al compositor es “Por favor, coincide con el tempo de la edición, pero siéntete libre de aportar tu propia creatividad” y enviarle el archivo de video sin la música temporal. Por otro lado, enviarle una edición con la pista temporal y solo pedirle que la coincida disminuirá su aporte creativo (por el que se les paga).

También vale la pena realizar un “mini-brief” con cada colaborador, para que todos los elementos creativos y técnicos se alineen sin problemas con el objetivo final.

Si con frecuencia intercambian archivos entre colaboradores en el transcurso de un proyecto (especialmente cuando el número de versión se activa), asegúrate de mantener claras las convenciones de nomenclatura de archivos.

En producción cinematográfica, por ejemplo, se tienen el habito de que las páginas de los guiones tengan códigos de colores los cuales se refieren a los cambios en el guion. Si todos los demás en el set tienen páginas azules, pero las tuyas son verdes, sabrás instantáneamente que algo anda mal.

Por supuesto, como nosotros no utilizamos archivos en papel reales, me gusta agregar etiquetas de color diferentes a cada versión de los archivos. Eso me ayuda a mantener a todos actualizados y encarrilados.

6. ¿Cómo archivaré mis proyectos?

Si trabajas como editor independiente y realizas una gran cantidad de trabajos cada año, no vas a querer mantener una copia completa de todos y cada uno de tus proyectos en los que trabajaste.

Ciertamente podrías hacerlo y cobrarle al cliente una tarifa adicional por almacenar la data o mover todo a una cinta LTO, pero de esto surgen algunos problemas.

Tendrías que almacenar y mantener de forma segura docenas y docenas de unidades o no tendrías el espacio físico ni el tiempo para hacerlo.

Entrarías en esa obligación, potencialmente indefinidamente. ¿Qué pasa si algo sale mal y lo pierdes todo? ¿Cómo afectará eso a las relaciones con tus clientes?

En mi caso prefiero enviarle al cliente una copia de todo: Todos los entregables finales, todos los archivos del proyecto y todas las imágenes de origen para que la responsabilidad de los archivos sea enteramente suya.

Sin embargo, hay dos advertencias para esto:

 

1. Primero, dependiendo de tu acuerdo de propiedad con ellos, es posible que no desees enviarles los archivos del proyecto y las pistas de música originales. En algunos tipos de contrato, tendrán que volver a ti para cualquier modificación del proyecto. Y si no poseen todo el material de archivo, probablemente no querrán que tengas acceso a él para otros proyectos.
2. En segundo lugar, asegúrate de comunicarte muy claramente con el cliente sobre los archivos que necesitas respaldar para mantener tu propio archivo completo.

Tengo una metodología muy simple para esto.

Si el cliente me ha enviado un disco duro de material en bruto, colocaré todo el material (manteniendo sus subcarpetas existentes) en una carpeta superior principal llamada “FOOTAGE”. Todo lo demás que creo durante el proyecto, como gráficos, mezclas, música y otros documentos y archivos, los pongo en una carpeta principal llamada “EDITABLES” (tu puedes utilizar la nomenclatura que desees, la idea es mantener un orden).

De esta manera puedo decirles que solo necesitan copiar la carpeta EDIT completa a su sistema y no preocuparse por la carpeta FOOTAGE, ya que ya la tienen.

7. ¿Cómo mantendré una copia de seguridad de mis proyectos para reediciones?

Recomiendo que mantengas una pequeña copia de seguridad de los archivos fdel proyecto, en algún lugar al que puedas acceder fácilmente. Eso podría estar en su propio RAID local o archivado en la nube.

¿Cuáles son los activos funcionales que debo guardar en mi copia de seguridad del proyecto “local”?

 

• Exportado master de las ediciones finales en ProRes (Full HD o 4K)
• Master limpio de las mismas ediciones sin texto y sin música.
• Todos los exportados finales: versiones para web, subtituladas y versiones para redes sociales.
• Todos los archivos de proyecto, gráficos, fuentes, secuencias de audio, pistas de música, efectos de sonido, etc.
• Todos los documentos relacionados con el brief y los cambios.
• Una versión de la línea de tiempo final con los archivos de video exportados con mermas al inicio y final de cada toma utilizada.

Como puede ver en esta lista, esencialmente se mantiene todo menos los medios originales del proyecto, porque la mayoría de los proyectos en los que trabajo tienden a ser cortos. Por lo tanto, no estoy almacenando los recursos necesarios para recrear múltiples episodios de un programa de televisión.

8. ¿Cómo administraré mi tiempo y trabajaré de manera efectiva?

Si tienes el lujo de un espacio físicamente separado en tu hogar, algunos de estos comentarios no se aplicarán, pero para el resto, esperamos que los ayuden a disfrutar de su experiencia de trabajo remoto.

Primero, la gestión del tiempo es algo bastante personal. A algunas personas les gusta trabajar bajo presión con una fecha límite. A otros no les importa trabajar hasta altas horas de la noche.

Elijas lo que elijas, recomendaría ser realista al respecto. Sé que la creatividad tiende a oscilar a través de horas impredecibles y patrones de trabajo, lo que generalmente nos deja viéndonos y sintiéndonos peor después.

Personalmente, sugeriría seguir un horario diario fijo, por ejemplo, de lunes a viernes al estilo de 9 a 5 y hacerlo un hábito.

Comienza a trabajar a la misma hora y termina a la misma hora (tanto como lo permita tu proyecto), almuerza al mismo tiempo, haz esa lonchecito de la tarde aproximadamente a la misma hora. Agregar esta estructura y rutina te ayudará a largo plazo.

Esta rutina también puede ayudar cuando se trata de proporcionar un presupuesto para el cliente. Si tu día ya está dividido en trozos discretos, deberías darle una estimación más precisa de cuánto tiempo te llevará completar un proyecto. Intenta atenerte esas estimaciones lo mejor que puedas y ajusta el costo si tiene que repasar (suponiendo que haya excedentes en el contrato). Esto te ayudará a mantenerte dentro del presupuesto, y te proporcionará un cronograma incorporado para que puedas verificar su progreso.

Por ejemplo, en una edición de 5 días, es posible que desees realizar el corte preliminar al final del día 2 con una revisión nocturna. Eso significa que la primera ronda de cambios de contenido puede suceder el día 3, con el pulido final y la aprobación el día 4, y los ajustes de última hora y la entrega el día 5.

Derrotar las distracciones también será una habilidad valiosa para dominar, ya sea de otros en su hogar o de tu comunicación en redes sociales y WhatsApp.

Si puedes, te sugiero que intentes separar un tiempo de tu dia para redes sociales, navegar en YouTube y enviar correos electrónicos, como por ejemplo a la hora de almuerzo.  Cuanto más te concentres, más rápido terminarás tu trabajo.

Asegúrate de destinar un especio de tiempo para tomar descansos regulares, moverte y estirarte un poco y tomar refrigerios saludables. Todo esto tendrá repercusiones positivas dramáticas en la longevidad y sostenibilidad de tu carrera.

9. ¿Cómo mantendré buenos límites de trabajo dentro de mi hogar?

Tener un lugar específico y dedicado para hacer su trabajo es una gran bendición si tus circunstancias pueden permitírtelo.

He trabajado desde casa durante gran parte de mi carrera. Eso ha ido evolucionando desde la mesa del comedor en mi laptop, hasta una isla de edición totalmente equipada en una habitación de mi casa exclusiva para mi.

Cualquiera sea tu situación, se intencional sobre dónde, cuándo y cómo trabajarás. Esto te ayudará a mantener buenos límites entre tu vida laboral y tu hogar.

No respondas los correos electrónicos de los clientes una vez que hayas terminado tu jornada laboral y los fines de semana si puedes evítalo. De lo contrario, estableces una expectativa de que estarás disponible o responderás todos los días a cualquier hora.

También decide si va a tener una “regla” sobre trabajar los fines de semana. Mi regla es evitarlo a toda costa especialmente si tienes familia, ese es un tiempo de oro que debes dedicárselo a ellos. A menos que haya una razón abrumadoramente positiva para trabajar ese fin de semana, prefiero decir que no.

Además de ello un ben descanso de fin de semana te equiparán mejor para manejar la semana laboral.

Si tienes hijos, una manera importante de mitigar distracciones es establecer límites de espacio y tiempo con sus hijos. Cuando se les dice que mamá o papá están trabajando, los niños pueden delinear que, aunque mamá o papá estén en la casa, no están disponibles para jugar. Una idea podría ser el crear una tarjeta reversible que puedes colgar en la manija de la puerta, donde de un lado sea de color verde que significa que se puede ingresar y otro lado color rojo que significa que estás ocupado trabajando y no deseas ser interrumpido.

Si mantienes los límites del trabajo, todos los demás en tu vida apreciarán los beneficios, especialmente tu. El trabajo es importante pero no lo es todo.

10 . ¿Cómo utilizaré el trabajo remoto a mi beneficio?

Para algunas personas, trabajar desde casa es una lucha agotadora, solitaria y cuesta arriba para ser productivo. Pude que extrañes cosas de tu entorno laboral como las bromas en la oficina, los almuerzos con tus colegas, tiempos estructurados y objetivos específicos de productividad.

Pero la gran ventaja de trabajar de forma remota es que has pasado de ser pagado para estar en un edificio específico durante un período específico del día a ser pagado en función de la entrega de los resultados requeridos. Cuanto más rápido entregues los resultados, más tiempo recuperarás como propio. Raro es el empleador que te permitirá regresar a casa a las 3 p.m. porque tiene todo lo que necesitaba que hagas ese día.

Si estás considerando mudarte a un estilo de vida remoto, estos son algunos de los beneficios que puedes esperar:

Puedes usar su tiempo de “viaje” para hacer otras cosas que realmente disfrutas. Si puedes, aprovecha ese tiempo previo al trabajo para tu beneficio. Hay una gran flexibilidad con tu tiempo que se puede aplicar a los compromisos familiares. Puedes tomar la iniciativa en las tareas domésticas y administrativas durante un descanso, lo que tu pareja apreciará enormemente. Estas pueden parecer cosas menores, pero sumadas día a día, semana a semana, año a año, harán que toda tu vida sea mucho más agradable y productiva.

Espero que descubras lo mismo.

Creditos: Adaptación libre al español y de acuerdo a mi experiencia personal en base al artículo publicado en el Blog de Frame.io por Jonny Elwyn